1.2 Rumusan Masalah
1.
Rencana rapat dan
persiapan logistik
a.
Di mana dan kapan
rapat akan dilaksanakan?
b.
Berapa orang yang
akan hadir, siapa saja dan bagaimana cara mengundang peserta rapat?
c.
Bagaimana cara
melakukan konfirmasi kehadiran dan kapan batas waktu konfrmasi kehadiran?
d.
Apa agenda yang
akan dibahas dan bagaimana cara pendokumentasiannya?
e.
Perlengkapan apa
yang perlu disiapkan untuk rapat? Dan konsumsi apa yang perlu disiapkan serta
berapa jumlahnya?
2.
Mengkaji-ulang dan
menata ulang perencanaan rapat.
a.
Apa bentuk badan
usaha yang akan didirikan?
b.
Siapa saja yang
akan ikut dalam bisnis ini?
c.
Berapa besaran
modal dicatat dan modal disetor untuk bisnis ini?
d.
Apa jenis barang
yang akan dijual? Bagaimana barang dagang diproduksi dan Apa jalur penjualan
yang akan digunakan?
e.
Berapa banyak
karyawan yang akan direkrut dan apa saja tugas dan fungsi mereka?
f.
Apakah keseluruhan
poin-poin di atas sudah mewakili tema rapat yang akan dibahas?
3.
Menetapkan model
rapat yang sesuai.
Apakah
rapat akan dilakukan dalam suasan formal atau informal?
4.
Cara pengumpulan
fakta dan informasi
a.
Bagaimana cara
mendapatkan data calon konsumen?
b.
Bagaimana cara
mendapatkan data calon produsen atau calon penyedia perlatan produksi?
c.
Perusahaan jasa
pengiriman apa yang akan diajak kerjasama untuk
mengirim produk kepada pembeli?
5.
Cara pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
a.
Apakah setiap
pembahasan untuk pemecahan masalah akan efektif menggunakan fish bone diagram?
b.
Apakah pengambilan
keputusan akan dilakukan secara musyawarah atau diserahkan pada departemen yang
memiliki masalah tertentu?
1.3 Tujuan
Rapat bisnis yang akan dilakukan bertujuan untuk
mendapatkan bentuk terbaik dari sebuah badan usaha. Persiapan-persiapan
tersebut akan didiskusikan dalam rapat ini meliputi hal-hal yang disebutkan
dalam bagian Rumusan Masalah.
Walaupun kesempurnaan belum mungkin dicapai dalam
rapat pertama penjajakan kerjasama dagang ini, minimal pembahasan dan persiapan
yang akan dilakukan bisa membuat kerangka perencanaan strategis, perencanaan
operasional dan perencanaan fungsional bisa dibuat.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan dan logstik rapat
Pada
tahap perencanaan dan logistik rapat dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Rapat akan dilaksanakan di Bogor Jawa Barat, bertempat di rumah salah
satu calon peserta.
b. Peserta yang akan hadir berjumlah 3 orang, masing-masing sudah
dikirimkan undangan menggunakan email.
c. Konfirmasi kehadiran harus dilakukan paling lambat 2 hari sebelum
pelaksanaan rapat.
d. Agenda yang akan dibahas meliputi aspek legal, aspek strategi, aspek
operasioanl dan aspek funsional. Pendokumentasian seluruhnya dalam bentuk
elektronik, disimpan di Google Drive yang bisa diakses oleh seluruh peserta
rapat.
e. Perlengkapan yang dibutuhkan adalah laptop, sambungan internet dan akun
google drive yang sudah disiapkan sebelum rapat. Karena rapat bisnis dilakukan
setelah jam makan malam, maka konsumsi meliputi minum, kopi dan sandwich.
2.2 Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat
Mengkaji-ulang
dan perencanaan rapat merupakan penjabaran maksud dan tujuan rapat melalui 3
jenjang perencanaan, yaitu:
a. Badan usaha akan
berbentuk Perseroan Terbatas, akan didaftarkan sesegera mungkin, akan menyewa
ruko, dan berdomisili di Jakarta Timur.
b. Usaha akan
dimiliki oleh 3 orang, ketiga-tiganya hadir dalam rapat.
c. Modal yang akan
dicatat dalam usaha ini sebesar Rp. 100,000,000 dengan modal disetor sebesar
Rp. 100,000,000. Komposisi kepemilikan modal terdiri dari A sebesar Rp. 40,000,000
lalu D sebesar Rp. 30,000,000 dan S sebesar Rp. 30,000,000.
d. Produk yang akan
dijual berupa produk Print on Demand, yaitu produk dengan desain sesuai pesanan
pada barang-barang sesuai pesanan seperti Alat tulis kantor, Kaos, Poer Bank,
Payung dan lain sebagainya. Produksi akan dilakukan di daerah Jakarta dan
sekitarnya, untuk sementara masih memesan kepada perusahaan terkait, dan
berencana akan memproduksi sendiri setelah keuangan cukup untuk membuat alat
cetak. Jalur penjualan diutamakan dengan jalur online, baik melalui market
place, web penjualan internal dan penawaran langsung kepada
perusahaan-perusahaan melalui email penawaran atau mengikuti proses lelang
pengadaan alat tulis kantor berlogo perusahaan.
e. Pada tahap awal
akan merekrut 3 karyawan. Dua orang akan bertugas pada desain dan produksi, dan
satu orang akan bertugas pada delivery. Seluruh ketiga pemilik modal, dalam 3
hingga 6 bulan pertama akan terlibat dalam operasional terutama pada bidang
legal, finansial, humas dan SDM.
f. Keseluruhan
pembahasan sudah mewakili poin-poin yang perlu dibahas di awal pembentukan
usaha, selanjutnya bisa dilakukan penyesuaian sesuia dengan kondisi dan situasi
yang terjadi dalam keseharian proses bisnis,
2.3 Penetapan model rapat
Rapat
dilakukan dengan cara informal. Dilakukan di ruang kerja pemilik rumah, dengan
suasana santai tetapi fokus pada materi pembahasan.
2.4 Pengumpulan fakta dan informasi
Target pelanggan adalah individu dan institusi di
seluruh Indonesia. Setiap institusi atau perusahaan membutuhkan alat tulis
kantor berupa kertas kerja berlogo perusahaan, spanduk, dan produk promosi
perusahaan. Informasi mengenai cara dan waktu pengadaan produk tersebut bisa
didapatkan dari humas perusahaan, dari website perusahaan atau dari pengumuman
lelang pengadaan barang yang diterbitkan surat kabar cetak atau elektronik.
2.5 Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Pemecahan masalah seperti penentuan besaran modal
dicatat, penentuan modal disetor, rencana pengadaan produk, rencana jalur
penjualan, dan rencana pengadaan karyawan diputuskan dengan cara musyawarah di
antara ketiga peserta rapat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keimpulan
yang bisa diambil dari pelaksanaan rapat:
a. Rapat berjalan sesuai rencana, tepat waktu dan
dihadiri oleh semua undangan.
b. Rapat berjalan
kondusif. Satu per satu pokok masalah dibahas dengan lancer dan didapatkan
titik temu dan sisepakati dengan musyawarah.
c. Hasil kualitas rapat
baik, dapat dimengerti oleh semua peserta dan siap dilaksanakan sesuai dengan
tugas masing-masing.
d. Diskusi-diskusi yang
mungkin terjadi selama masa persiapan usaha akan dilakukan melalui WhatsApp
group atau dilakukan pertemuan Kembali jika dibutuhkan.
3.2 Saran
Saran
secara umum untuk pihak-pihak yang akan melakukan rapat bisnis; kompleksitas
bisnis tergantung dari skala bisnis dan rencana bisnis. Pastikan setiap calon
peserta memiliki kapabilitas untuk membahas hal-hal yang diagendakan dalam
rapat. Suasana informal dan ruangan yang nyaman akan membantu pembahasan lebih
fokus.
DAFTAR PUSTAKA
· Yosal Iriantara, 2015,
Komunikasi Bisnis, Tangerang Selatan Banten, Universitas Terbuka.
