Kemudian aplikasikan 5 tahapan penting dalam penyelenggaraan rapat bisnis.
- Perencanaan dan logistik rapat
- Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat
- Penetapan model rapat
- Pengumpulan fakta dan informasi
- Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
RAPAT BISNIS
PENJAJAKAN KERJASAMA DAGANG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
1.2 Rumusan Masalah
1. Rencana rapat dan persiapan logistik
a. Di mana dan kapan rapat akan dilaksanakan?
b. Berapa orang yang akan hadir, siapa saja dan bagaimana cara mengundang peserta rapat?
c. Bagaimana cara melakukan konfirmasi kehadiran dan kapan batas waktu konfrmasi kehadiran?
d. Apa agenda yang akan dibahas dan bagaimana cara pendokumentasiannya?
e. Perlengkapan apa yang perlu disiapkan untuk rapat? Dan konsumsi apa yang perlu disiapkan serta berapa jumlahnya?
2. Mengkaji-ulang dan menata ulang perencanaan rapat.
a. Apa bentuk badan usaha yang akan didirikan?
b. Siapa saja yang akan ikut dalam bisnis ini?
c. Berapa besaran modal dicatat dan modal disetor untuk bisnis ini?
d. Apa jenis barang yang akan dijual? Bagaimana barang dagang diproduksi dan Apa jalur penjualan yang akan digunakan?
e. Berapa banyak karyawan yang akan direkrut dan apa saja tugas dan fungsi mereka?
f. Apakah keseluruhan poin-poin di atas sudah mewakili tema rapat yang akan dibahas?
3. Menetapkan model rapat yang sesuai.
Apakah rapat akan dilakukan dalam suasan formal atau informal?
4. Cara pengumpulan fakta dan informasi
a. Bagaimana cara mendapatkan data calon konsumen?
b. Bagaimana cara mendapatkan data calon produsen atau calon penyedia perlatan produksi?
c. Perusahaan jasa pengiriman apa yang akan diajak kerjasama untuk mengirim produk kepada pembeli?
5. Cara pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
a. Apakah setiap pembahasan untuk pemecahan masalah akan efektif menggunakan fish bone diagram?
b. Apakah pengambilan keputusan akan dilakukan secara musyawarah atau diserahkan pada departemen yang memiliki masalah tertentu?
1.3 Tujuan
Rapat bisnis yang akan dilakukan bertujuan untuk mendapatkan bentuk terbaik dari sebuah badan usaha. Persiapan-persiapan tersebut akan didiskusikan dalam rapat ini meliputi hal-hal yang disebutkan dalam bagian Rumusan Masalah.
Walaupun kesempurnaan belum mungkin dicapai dalam rapat pertama penjajakan kerjasama dagang ini, minimal pembahasan dan persiapan yang akan dilakukan bisa membuat kerangka perencanaan strategis, perencanaan operasional dan perencanaan fungsional bisa dibuat.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan dan logstik rapat
Pada tahap perencanaan dan logistik rapat dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Rapat akan dilaksanakan di Bogor Jawa Barat, bertempat di rumah salah satu calon peserta.
b. Peserta yang akan hadir berjumlah 3 orang, masing-masing sudah dikirimkan undangan menggunakan email.
c. Konfirmasi kehadiran harus dilakukan paling lambat 2 hari sebelum pelaksanaan rapat.
d. Agenda yang akan dibahas meliputi aspek legal, aspek strategi, aspek operasioanl dan aspek funsional. Pendokumentasian seluruhnya dalam bentuk elektronik, disimpan di Google Drive yang bisa diakses oleh seluruh peserta rapat.
e. Perlengkapan yang dibutuhkan adalah laptop, sambungan internet dan akun google drive yang sudah disiapkan sebelum rapat. Karena rapat bisnis dilakukan setelah jam makan malam, maka konsumsi meliputi minum, kopi dan sandwich.
2.2 Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat
Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat merupakan penjabaran maksud dan tujuan rapat melalui 3 jenjang perencanaan, yaitu:
a. Badan usaha akan berbentuk Perseroan Terbatas, akan didaftarkan sesegera mungkin, akan menyewa ruko, dan berdomisili di Jakarta Timur.
b. Usaha akan dimiliki oleh 3 orang, ketiga-tiganya hadir dalam rapat.
c. Modal yang akan dicatat dalam usaha ini sebesar Rp. 100,000,000 dengan modal disetor sebesar Rp. 100,000,000. Komposisi kepemilikan modal terdiri dari A sebesar Rp. 40,000,000 lalu D sebesar Rp. 30,000,000 dan S sebesar Rp. 30,000,000.
d. Produk yang akan dijual berupa produk Print on Demand, yaitu produk dengan desain sesuai pesanan pada barang-barang sesuai pesanan seperti Alat tulis kantor, Kaos, Poer Bank, Payung dan lain sebagainya. Produksi akan dilakukan di daerah Jakarta dan sekitarnya, untuk sementara masih memesan kepada perusahaan terkait, dan berencana akan memproduksi sendiri setelah keuangan cukup untuk membuat alat cetak. Jalur penjualan diutamakan dengan jalur online, baik melalui market place, web penjualan internal dan penawaran langsung kepada perusahaan-perusahaan melalui email penawaran atau mengikuti proses lelang pengadaan alat tulis kantor berlogo perusahaan.
e. Pada tahap awal akan merekrut 3 karyawan. Dua orang akan bertugas pada desain dan produksi, dan satu orang akan bertugas pada delivery. Seluruh ketiga pemilik modal, dalam 3 hingga 6 bulan pertama akan terlibat dalam operasional terutama pada bidang legal, finansial, humas dan SDM.
f. Keseluruhan pembahasan sudah mewakili poin-poin yang perlu dibahas di awal pembentukan usaha, selanjutnya bisa dilakukan penyesuaian sesuia dengan kondisi dan situasi yang terjadi dalam keseharian proses bisnis,
2.3 Penetapan model rapat
Rapat dilakukan dengan cara informal. Dilakukan di ruang kerja pemilik rumah, dengan suasana santai tetapi fokus pada materi pembahasan.
2.4 Pengumpulan fakta dan informasi
Target pelanggan adalah individu dan institusi di seluruh Indonesia. Setiap institusi atau perusahaan membutuhkan alat tulis kantor berupa kertas kerja berlogo perusahaan, spanduk, dan produk promosi perusahaan. Informasi mengenai cara dan waktu pengadaan produk tersebut bisa didapatkan dari humas perusahaan, dari website perusahaan atau dari pengumuman lelang pengadaan barang yang diterbitkan surat kabar cetak atau elektronik.
2.5 Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Pemecahan masalah seperti penentuan besaran modal dicatat, penentuan modal disetor, rencana pengadaan produk, rencana jalur penjualan, dan rencana pengadaan karyawan diputuskan dengan cara musyawarah di antara ketiga peserta rapat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keimpulan yang bisa diambil dari pelaksanaan rapat:
a. Rapat berjalan sesuai rencana, tepat waktu dan dihadiri oleh semua undangan.
b. Rapat berjalan kondusif. Satu per satu pokok masalah dibahas dengan lancer dan didapatkan titik temu dan sisepakati dengan musyawarah.
c. Hasil kualitas rapat baik, dapat dimengerti oleh semua peserta dan siap dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing.
d. Diskusi-diskusi yang mungkin terjadi selama masa persiapan usaha akan dilakukan melalui WhatsApp group atau dilakukan pertemuan Kembali jika dibutuhkan.
3.2 Saran
Saran secara umum untuk pihak-pihak yang akan melakukan rapat bisnis; kompleksitas bisnis tergantung dari skala bisnis dan rencana bisnis. Pastikan setiap calon peserta memiliki kapabilitas untuk membahas hal-hal yang diagendakan dalam rapat. Suasana informal dan ruangan yang nyaman akan membantu pembahasan lebih fokus.
DAFTAR PUSTAKA
· Yosal Iriantara, 2015, Komunikasi Bisnis, Tangerang Selatan Banten, Universitas Terbuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar